Přehled znalostní báze systému Jira Service Management

Key takeaways

Jira Service Management je kompletní software pro řízení projektů a lze jej využít jako software pro znalostní bázi. Nabízí velkou všestrannost a flexibilitu a také moderní editor článků, který neuvěřitelně usnadňuje psaní; zejména díky jedinečnému příkazu, který přináší další funkce. Jira Service Management je k dispozici zdarma, ale v případě některých placených plánů může být i poměrně drahý. Přečtěte si více o znalostní bázi Jira Service Management v kompletní recenzi níže.

Začínáme se službou Jira Service Management

Jira Service Management je rozsáhlý software, který vám pomůže s řízením obchodních projektů. Můžete vytvářet samostatné projekty pro různá oddělení a spravovat finance, marketing, prodej, služby zákazníkům a další. Každé z oddělení má svou samostatnou znalostní databázi, díky které máte vždy snadný přístup ke všem důležitým informacím.

Základní verze aplikace Jira Service Management nabízí omezenou (ale přesto poměrně bohatou) sadu funkcí a je zdarma, což znamená, že můžete začít bez placení. Jednodušší už to být nemůže: Stačí přejít na webovou stránku Jira Service Management a vyplnit registrační formulář. Během několika minut získáte přístup ke svému účtu a můžete začít procházet. Nejprve si však musíte vybrat, jakou šablonu projektu chcete použít, a přidat do ní podrobnosti o projektu. To je docela užitečné, protože vám to pomůže vybrat správné nástroje pro danou práci, aniž byste museli procházet rozsáhlé obchody s aplikacemi. Znalostní báze je součástí každého projektu, takže ji budete mít k dispozici bez ohledu na to, který si vyberete.

Jakmile dokončíte práci se šablonou projektu, zobrazí se ovládací panel správy služeb Jira. Vypadá docela skvěle a můžete absolvovat krátký úvodní tutoriál, který vysvětluje, jak rozhraní funguje. Rozhraní vypadá poměrně moderně a snaží se zachovat jednoduchost a snadnou orientaci. To se může změnit, jakmile přidáte více projektů, ale hlavní rozhraní by mělo bez ohledu na to zůstat co nejpřehlednější. Jakmile jej dokončíte, můžete si své projekty prohlédnout na hlavním panelu.

Po kliknutí na odkaz se zobrazí celý panel projektu a prázdné rozhraní, které poskytuje informace o podrobnostech projektu. Jsou zde viditelné dvě nabídky, horní nabídka slouží k obecné navigaci v systému Jira Service Management a druhá nabídka na levé straně je nabídka pro jednotlivý otevřený projekt. Možnost znalostní báze najdete právě zde. Každý samostatný projekt má v této nabídce svou znalostní bázi, takže nebudete zmateni při každém přepínání mezi projekty.

Uživatelské prostředí a funkce

Rozhraní znalostní báze vypadá přehledně a uspořádaně, což znamená, že při práci nebudete muset nepřehledně vyhledávat a tahat se za vlasy. Zároveň vás vybízí k tomu, abyste začali ihned psát. Nic dalšího se zde neděje – žádné možnosti kategorií, složek nebo nastavení. To proto, že je nepotřebujete; každé nastavení najdete v obecné části každého příslušného projektu a každý projekt představuje samostatnou kategorii znalostní báze. Díky tomu je uspořádání poměrně snadné.

Když jsem se pokusil vytvořit znalostní bázi, zobrazilo se chybové hlášení. Stalo se to několikrát i poté, co jsem znovu načetl aplikaci Jira Service Management. Jak můžete vidět na obrázku nad tímto textem, Jira uvádí, že znalostní báze je poháněna aplikací Confluence. Teprve po kliknutí na tento odkaz jsem zjistil, že pro zprovoznění funkce znalostní báze musím nejprve nastavit Confluence. Confluence je nástroj pro spolupráci na dokumentech od společnosti Jira a naštěstí je také zdarma.

Ačkoli se nejedná o nejpohodlnější typ nastavení znalostní báze, je poměrně rychlý a nemělo by docházet k dlouhému čekání nebo přeskakování. Úvod a nastavení je velmi podobné jako u správy služeb Jira, takže byste neměli mít problémy se s rozhraním seznámit. Zklamáním je, že se zdá, že aplikace nejsou propojené. Očekával jsem, že budu moci vytvářet články znalostní báze přímo v aplikaci Jira Service Management, avšak jediná možnost jejich tvorby byla přímo v aplikaci Confluence. Bez ohledu na to, že je toto řešení zdarma, si nemyslím, že je to nejlepší způsob řešení.

Confluence mě při registraci v podstatě donutila vytvořit nový účet. Nenašel jsem způsob, jak přidat Confluence do účtu, který jsem si předtím vytvořil ve Správě služeb Jira. Než se tedy rozhodnete používat Jira Service Management jako software pro znalostní bázi, vytvořte si nejprve účet Confluence, protože automaticky získáte přístup k oběma. Bez ohledu na tuto drobnou komplikaci funguje znalostní báze bez zádrhelů tak, jak má.

Po kliknutí na Vytvořit článek můžete začít psát v atraktivním editoru znalostní báze. Ten je také docela skvělý, má jednoduché rozhraní a základní funkce, na které jste zvyklí ze standardního softwaru pro úpravu textu. K dispozici jsou všechny funkce pro formátování textu, které jsou k dispozici na klasickém panelu nástrojů v horní části rozhraní. Můžete také využít zajímavou funkci, když na klávesnici stisknete tlačítko “/”. Zobrazí se sada možností, kde si můžete vybrat, zda chcete přidat emotikony, akční položky, panely, odkazy, nadpisy, citáty, grafy, listy aplikace Excel a mnoho dalšího. Když říkám mnoho dalšího, myslím tím opravdu mnoho – možnosti jsou zdánlivě nekonečné.

Tato funkce je hluboce integrovaná s ostatními funkcemi Jira, takže k nim máte přístup, pokud máte přístup k jiným nástrojům Jira. Procházení všech možností může být časově velmi náročné, proto byste měli vždy začít psát pouze název konkrétního prvku a ušetřit si tak čas. Jinak je to ale skvělá funkce, která vám pomůže, aby vaše články ve znalostní bázi zazářily, což není zaručená možnost v každém softwaru pro znalostní báze.

Ceník

Jira nabízí čtyři cenové plány. Jeden z cenových plánů je zcela zdarma bez nutnosti zadávat údaje o kreditní kartě a můžete si jej ponechat, jak dlouho chcete. Podívejme se, co jednotlivé plány nabízejí.

Bezplatný plán

Bezplatný plán, v originálu ‘Free’, znamená, že přesně jak je uvedeno v názvu, vždy zdarma a je omezen na tři uživatele. K dispozici je 2GB úložiště. Tento plán nabízí nepřeberné množství funkcí včetně podpory e-mailů a vložitelných widgetů, samoobslužného portálu, formulářů, konfigurovatelných pracovních postupů, přizpůsobitelných front, správy SLA, reportování a analýzy, automatizace a spousty dalších.

Standard

Plán Standard stojí 21 dolarů měsíčně na agenta. K dispozici je 250GB úložiště souborů. Přináší všechny funkce z bezplatného plánu a přidává spoustu dalších, například správu na zavolání, stránky se stavem služby, závislost na službě, protokoly auditu a rezidenci dat. Zvyšuje také některé limity funkcí z bezplatného plánu na neomezený počet za měsíc.

Premium

Plán Premium stojí 47 dolarů měsíčně na agenta. Nabízí neomezené úložiště. Získáte všechny funkce z předchozích dvou plánů a také globální a multiprojektovou automatizaci, pokročilou integraci upozornění, konferenční hovory o incidentech, vyšetřování incidentů, monitorování srdečního tepu, předplatné služeb, externí služby, analýzu stavu služeb a infrastruktury a spoustu dalších funkcí.

Enterprise

Plán Enterprise stojí 134 500 dolarů ročně pro 201-300 zaměstnanců. Má také neomezené úložiště. Nabízí všechny předchozí funkce a navíc funkce Data & Insights, jako jsou Atlassian analytics, Atlassian Data Lake a Propojení dat. Získáte také správu mobilních aplikací.

Závěr

Jira Service Management je poměrně dobré řešení znalostní báze vhodné pro všechny typy podniků. Nejlepší je jeho bezplatný cenový plán, který nabízí poměrně bohatou sadu funkcí. I když je omezen na pouhé tři uživatele, dokážu si představit, že může být více než vhodný pro menší podniky. Funkce znalostní báze funguje také velmi dobře a nechybí v ní žádné funkce. Implementace může být trochu nepřehledná, ale celé řešení je tak dobře vyvážené, že to myslím nikdo nebude považovat za velký problém.