Recenze softwaru správu e-mailů Gmail

Key takeaways

Začínáme s funkcemi softwaru pro správu e-mailů Gmail

Službu Gmail snad ani není třeba představovat. Většina lidí si někdy v životě vytvořila účet na Gmailu a já nejsem jiný. Nikdy jsem však nezkoušel založit firemní účet Gmail, a proto jsem se pro tuto recenzi rozhodl jít touto cestou.

Stejně jako u osobního účtu není ani při zakládání firemního účtu Gmail nutné zadávat údaje o kreditní kartě. Jediné, co musíte udělat, je vyplnit požadované údaje během procesu registrace.

Poté jsem se rychle podíval na nastavení personalizace, které mi Gmail nabídl hned na začátku. Poté, co jsem stiskl tlačítko Pokračovat, byl můj účet připraven k použití.

Přivítalo mě standardní rozvržení doručené pošty. Komunita Google mě přivítala zprávou obsahující několik tipů a dalších kroků, které mohu podniknout k přizpůsobení svého nově vytvořeného účtu.

Gmail je především webová e-mailová služba typu “vše v jednom”, takže jsem k jeho používání nemusel připojovat žádné další e-mailové účty ani integrovat aplikace třetích stran.

V rolovací nabídce na levé straně si můžete zobrazit doručenou poštu, odeslané zprávy, zkontrolovat, zda neobsahuje spam, přejít na smazané zprávy a dokonce zahájit chat Google. Kromě toho můžete vytvářet nové štítky a kategorie pro lepší správu příchozích a odchozích e-mailů. Tato nabídka je spolu s velkým tlačítkem Vytvořit základem vaší správy e-mailů.

Podívejme se nyní na některé funkce a možnosti, které mohou vaší firmě pomoci spravovat e-maily.

Funkce správy e-mailů Gmail

V pravém horním rohu vedle ikony profilu a dvanácti teček představujících aplikace Google najdete nastavení účtu Gmail.

Zde začíná veškeré přeposílání e-mailů a pokročilá konfigurace účtu.

Nejprve jsem stejně jako mnoho dalších okamžitě přepnul do tmavého režimu výběrem Motivu. To můžete provést v rozbalovací nabídce nastavení nebo můžete kliknout na Zobrazit všechna nastavení a vybrat motiv tam. Ačkoli bylo v nabídce Gmailu mnoho barevných kombinací a líbivých motivů, zvolil jsem jednoduchý tmavý motiv, který je tolika lidem blízký a milý.

Jakmile jsem si začal hrát s nastavením, podíval jsem se na funkce, které by mohly být pro firmy nejcennější.

Nejdříve jsem si všiml respondenta Vacation. Zasílání automatických zpráv v nepřítomnosti, které upozorňují na vaši nedostupnost, je samozřejmě zásadní, a tak jsem si ho nakonfiguroval.

Můžete si nastavit první a poslední den nepřítomnosti a přizpůsobit si zprávu podle svých představ. Ačkoli můžete přidat odkazy na příslušné webové stránky nebo oddělení nebo začlenit obrázky, rozhodl jsem se, že bude stručná a milá.

Další funkcí, která hraje v moderním pracovním prostředí velkou roli, je přeposílání e-mailů. Přesměrování e-mailů na různá oddělení, kontaktování spolupracovníka, který pomůže s obzvláště složitým problémem, nebo zajištění, že všichni zákazníci budou mít své problémy vyřešeny ve vaší nepřítomnosti, je bezesporu cenným obchodním nástrojem.

Chcete-li ji nastavit, přejděte do nabídky Nastavení a vyberte kartu Přeposílání a POP/IMAP. Tam můžete přidat jednu nebo více adres pro přesměrování a povolit přístup k účtu Gmail z jiných klientů pomocí protokolu IMAP.

Chcete-li přidat přesměrovací e-mailovou adresu, klikněte na tlačítko Přidat přesměrovací adresu. Tím se spustí vyskakovací okno, ve kterém je třeba vyplnit adresu pro přesměrování, heslo, server POP a port a případně přidat další konfigurace. Po dokončení klikněte na tlačítko Přidat účet.

Další důležitou funkcí je Důvěrný režim. Gmail je považován za bezpečný software. Pokud však chcete přidat další vrstvu zabezpečení, můžete jednoduše přepnout Důvěrný režim, který zajistí, že vaši zprávu neuvidí žádné nežádoucí oči.

Gmail nabízí mnoho dalších funkcí. Od konfigurace chatu a schůzek až po zapnutí vlastních klávesových zkratek a šablon je zde nepřeberné množství možností, které můžete prozkoumat.

Práce s funkcemi softwaru pro správu e-mailů Gmail

Přestože jsem pomocí služby Gmail odeslal mnoho zpráv, nikdy jsem se nezamýšlel nad tím, jak rychle reaguje, jaké je uživatelské rozhraní a jaký je celkový dojem z tohoto softwaru.

Gmail je velmi citlivá a přizpůsobitelná aplikace. Kromě webového klienta je příjemné pracovat i s mobilní aplikací. Uživatelské rozhraní je velmi snadno ovladatelné pro každého, ať už se na něj díváte poprvé, nebo jste předtím odeslali tisíce zpráv.

Poslal jsem si rychlý testovací e-mail, abych zjistil, jak dlouho trvá doručení, a během několika sekund po stisknutí tlačítka odeslat dorazil.

Můžete okamžitě odpovědět kliknutím na šipku v pravém horním rohu nebo kliknout na tři tečky vedle a provést další akce, jako je nahlášení odesílatele, stažení zprávy a další.

Odpovědět na e-mail je velmi jednoduché. Stačí napsat zprávu a stisknout tlačítko Odeslat. Pokud chcete připojit soubory z počítače nebo Disku Google, podepsat e-mail nebo přepnout již zmíněný důvěrný režim, můžete to udělat přímo v editoru zprávy.

Ceny funkcí správy e-mailů Gmail

Software pro správu e-mailů Gmail je zdarma. Pro registraci osobního nebo firemního účtu si nemusíte předplácet žádný tarif ani poskytovat údaje o své kreditní kartě. Existuje však několik plánů Google Workspace, které zahrnují správu e-mailů a vyžadují platbu.

Business Starter

Za 6 USD na uživatele/měsíc se závazkem na 1 rok můžete využívat funkce, jako je vlastní zabezpečený firemní e-mail, videokonference pro 100 účastníků, 30 GB úložiště na uživatele a další.

Business Standard

Jedná se o nejoblíbenější úroveň předplatného služby Google Workspace. Stojí 12 dolarů za uživatele/měsíc se závazkem na 1 rok a nabízí rozšířené funkce, jako je 2TB úložiště na uživatele, videokonference pro 150 účastníků se záznamem a další.

Business Plus

Za 18 dolarů za uživatele/měsíc se závazkem na 1 rok můžete pracovat s pokročilými funkcemi, jako je vlastní zabezpečený firemní e-mail + eDiscovery, videokonference pro 500 účastníků se záznamem a sledováním docházky a 5 TB úložiště na uživatele.

Enterprise

Chcete-li získat nabídku na tuto úroveň předplatného, musíte se obrátit na obchodní oddělení společnosti Google. Výhody tohoto cenového plánu zahrnují vlastní zabezpečený firemní e-mail + šifrování eDiscovery a S/MIME, tolik úložiště, kolik potřebujete, videokonference pro 500 účastníků se záznamem, sledováním docházky, potlačením šumu, živým přenosem v doméně a rozšířenou zákaznickou podporou.

Závěr

Přestože mi chybělo vzrušení a tajemství z první interakce s nějakým softwarem, bylo rozebírání známé aplikace velkým zážitkem. Pokud jde o správu elektronické pošty, Gmail nechává jen máloco na pospas. Jistě, není součástí softwaru určeného ke zpracování velkého množství interakcí se zákazníky, ale to ani nikdy netvrdil. A o to právě u Gmailu jde. Tento software ví, co je zač, a nesnaží se sám sebe prodávat a slibovat věci, které nemůže nebo není navržen tak, aby je poskytoval.

Celkově lze říci, že většina lidí s přístupem k internetu Gmail používá a stále se k němu vrací. Podniky po celém světě neustále nacházejí způsoby, jak jej začlenit do svého provozu v mnoha oblastech.

Abych shrnul své hodnocení, testování Gmailu bylo jako návrat do rodného města. I když ho dobře znáte, stále jsou tu zákoutí, která můžete prozkoumat a která přinášejí téměř ztracený pocit úžasu.