E-mailové šablony

Co jsou to e-mailové šablony?

Šablony e-mailů lze definovat jako předformátované struktury e-mailů. Uživatelé do nich mohou přidávat text, obrázky a videa a obvykle jsou plně přizpůsobitelné.

K čemu slouží e-mailové šablony?

Šablony e-mailů jsou nezbytnou součástí spolehlivého softwaru pro ticketing ve službách. Obvykle se používají k rozesílání e-mailových zpravodajů nebo automaticky generovaných e-mailů, jako jsou potvrzovací e-maily, e-maily pro reset hesla apod. Používají se především pro marketingové a prodejní účely. Mohou však být také informační nebo technické.

Jaké typy šablon zde najdete?

Z hlediska formátování existují dva typy šablon e-mailů: HTML a prostý text. 

HTML e-mailové šablony

HTML šablony e-mailů umožňují uživatelům kreativní přístup k e-mailům. Kromě toho, že podporují různé typy rozvržení a médií, jako jsou obrázky a videa, jsou také kompatibilní s různými druhy tlačítek call-to-action. HTML šablony e-mailů se obvykle používají pro marketingové a prodejní účely, protože jsou honosnější a estetičtější. Obvykle obsahují méně textu a více médií.

E-mailové šablony s prostým textem

E-mailové šablony s prostým textem jsou poměrně jednoduché a mají omezený vzhled. Nepodporují složité formátování, protože se používají hlavně k předávání krátkých zpráv (3-4 řádky textu) a zaměřují se spíše na obsah e-mailu než na jeho estetiku. Obvykle se používají při rozesílání e-mailových potvrzení, odkazů pro reset hesla nebo odkazů pro sledování objednávek.

Jaké typy e-mailových šablon můžete vytvořit v LiveAgent?

LiveAgent help desk software nabízí dva typy e-mailových šablon.

Šablony e-mailů pro agenty

Šablony e-mailů pro agenty jsou předem nakonfigurované e-mailové zprávy odesílané agentům při výskytu určitého typu události. Agenti mohou tyto automatické e-maily dostávat například, když:

• Zákazník odpoví na tiket, který mu byl přidělen*.
• Je jim přidělen tiket*
• Je vytvořen nový tiket (Odesláno agentovi, když je vytvořen nový tiket v některém z jeho oddělení.)
• Žádají o nové heslo (Tento e-mail obsahuje odkaz pro obnovení hesla.)
• Kliknou na odkaz zapomenuté heslo (e-mail obsahuje odkaz pro obnovení hesla.)
• Jsou přidány k účtu LiveAgent (Odeslány agentovi, když je správce účtu přidá do systému. Tento e-mail obsahuje odkaz pro nastavení jejich hesla).

*Tyto e-maily se neodesílají, když je agent přihlášen do systému.

Šablony zákaznických e-mailů

Šablony e-mailů zákazníků jsou také předkonfigurované e-mailové zprávy. Jsou zasílány zákazníkům, když dojde k určitému typu události. Zákazníci například obdrží tyto automatické e-maily, když:

• Obdrží odpověď od agenta týkající se existujícího tiketu
• Agent vytvoří nový tiket
• Agent jim předá zprávu
• Jejich tikety jsou vyřešeny
• Během živého chatu zvolí možnost “odeslat přepis chatu”.
• Obdrží odpověď na zprávu ve fóru nebo návrh (Tento e-mail obsahuje také odkaz pro odhlášení.)
• Zaregistrují se do znalostní databáze (Tento e-mail obsahuje odkaz pro nastavení hesla. Slouží také jako ověřovací e-mail zákazníka. Zákazníci používající falešné e-mailové adresy nebudou moci nastavit heslo k účtu).
• Klikněte na odkaz pro zapomenuté heslo (tento e-mail obsahuje odkaz pro obnovení hesla).

Jsou LiveAgent e-mailové šablony v HTML nebo prostém textu?

Software LiveAgent umožňuje uživatelům vytvářet šablony e-mailů ve formátu HTML i v prostém textu. Kromě toho nabízíme WYSIWYG (What You See Is What You Get) editor, který usnadňuje stylizaci a formátování e-mailových šablon HTML. Editor WYSIWYG podporuje obrázky, různá písma, barvy, odkazy, přílohy atd.

Jak vytvořit e-mailovou šablonu v LiveAgent?

1. Přihlaste se do LiveAgent.

2. Klikněte na Konfigurace (ikona ozubeného kola).

3. Vyberte E-mail.

4. Klikněte na Zákaznické šablony nebo Agent šablony.

5. Vyberte šablonu, kterou chcete upravit kliknutím na tlačítko Upravit (ikona tužky). 6. Vyberte si, zda chcete váš email mít v HTML nebo jednoduchém textovém formátu kliknutím na <> nebo A tlačítka. 7. Upravte e-mail s dostupnými možnostmi na levé straně, podle toho, jak se vám to líbí.

8. Otestujte e-mailové šablony kliknutím na tlačítko Vyzkoušet. Poté sjeďte dolů a klikněte na Poslat.
9. Když jste spokojeni se vzhledem a obsahem vašich e-mailů, stiskněte Uložit.

Proč jsou šablony e-mailů pro firmy přínosné?

Šablony e-mailů jsou cenné pro podniky a organizace ve všech vertikálních oblastech. Pomohou vám ušetřit drahocenný čas a peníze a nevyžadují žádné znalosti kódování!

Ušetřete čas

Šablony e-mailů jsou předformátované a automatizované. To znamená, že jakmile vytvoříte e-mailovou šablonu, bude automaticky odeslána, kdykoli budou splněny podmínky události (například když zákazník klikne na tlačítko zapomenutého hesla). To vám ušetří spoustu času a zbaví vás manuálních úkolů a povinností. Nebudete se například muset starat o manuální rozesílání následných e-mailů nebo odkazů na obnovení hesla.

Nevyžaduje žádnou zkušenost s kódováním.

Šablony e-mailů jsou velmi přívětivé pro začátečníky. K jejich vytvoření nepotřebujete žádné zkušenosti s kódováním ani znalosti designu. Díky našemu WYSIWYG editoru můžete snadno navrhnout e-mailové šablony od nuly. Vytvořením všech e-mailových šablon v aplikaci LiveAgent tiketing softwaru, zajistíte, že veškerá vaše e-mailová komunikace bude mít jednotný vzhled.

Šetří peníze

Když své agenty zbavíte manuálních, opakujících se úkolů, které lze snadno automatizovat, ušetříte peníze. Místo toho by se váš agent měl starat především o zvedání úrovně zákaznické spokojenosti vytvářením nezapomenutelných zkušeností — odpovídáním dotazů rychle, profesionálně, poučeně, a s osobním přístupem. Vytváření e-mailových šablon vám a vašim agentům pomůže právě v tom, aby se mohli soustředit na to nejdůležitější – na péči o vztahy se zákazníky.

Zdroje báze znalostí

Chcete se dozvědět více o přizpůsobitelných e-mailových šablonách? Podívejte se na naši sbírku článků znalostní báze nebo na naše speciálně upravené e-mailové šablony pro každou příležitost.

• Šablony e-mailů

• Nastavení šablon e-mailů

• Jak vytvořit šablony e-mailů v LiveAgent

• Obnovení hesla pro šablony e-mailů Copy&Paste)

• Šablony služeb zákazníkům – osvědčené postupy (+příklady)

• Šablony e-mailů pro zákaznický portál (bez poplatků)

• E-mailové šablony

• Jak definovat požadavky na hesla

Připraveni vytvořit šablony e-mailů?

Ušetřete čas vytvářením krásně naformátovaných e-mailových šablon pomocí našeho editoru WYSIWYG. Vyzkoušejte si tvorbu vlastních e-mailových šablon ještě dnes s naším bezplatnou 14denní zkušební verzí se vším všudy. Není vyžadovaná žádná kreditní karta.