Šablona e-mailu po schůzce

Pokud jste někdy měli s někým schůzku, víte, jak důležité je po ní navázat kontakt. To platí zejména v případě, že schůzka byla produktivní a vy chcete s danou osobou dále spolupracovat.

V tomto příspěvku na blogu se budeme zabývat tím, jak poslat e-mail po schůzce tak, aby příjemce ocenil vaši profesionalitu a chuť s ním spolupracovat.

Odesláním e-mailu po schůzce se ujistíte, že jsou všichni na stejné straně a že všechny úkoly nebo klíčová rozhodnutí učiněná během schůzky byla zaznamenána a sdělena. Je to také dobrý způsob, jak dát všem možnost zkontrolovat všechny akční body nebo rozhodnutí učiněná během schůzky.

Rychlý e-mail po schůzce poskytuje záznam o tom, co bylo na schůzce dohodnuto, což může být užitečné v případě pozdějších sporů nebo dotazů. Kromě toho je to dobrý způsob, jak ukázat svou profesionalitu.

Jak nadepsat e-mail navazující na schůzku

Název e-mailu o následné schůzce by neměl být příliš dlouhý, protože zpráva by měla být co nejkratší a nejstručnější. Stačí něco jednoduchého, jako například “Následná schůzka” nebo “Rekapitulace schůzky”.

Příliš mnoho dalších údajů v názvu jen prodlužuje a znesnadňuje čtení, proto si je nechte do těla e-mailu. Můžete však přidat trochu podrobností o datu nebo okolnostech schůzky, abyste ostatním usnadnili filtrování těchto informací v jejich schránkách.

Předmětové řádky e-mailu po schůzce

Jak napsat e-mail navazující na schůzku

Rekapitulace hlavních bodů schůzky pomůže zajistit, aby všichni byli zajedno a nedošlo k nedorozumění. Pokud byly přijaty nějaké akční body, rozhodnutí nebo zadány úkoly, vypište je a uveďte, kdo je za jednotlivé body zodpovědný, abyste pomohli udržet všechny zodpovědné a zabránili tomu, aby něco vypadlo.

Nebojte se podle toho naformátovat svůj e-mail o následné schůzce. Pokud je třeba zdůraznit některé konkrétní body, použijte tučné písmo nebo kurzívu, aby vynikly. Pro přehlednější a organizovanější vzhled můžete také použít odrážky.

Děkujeme všem zúčastněným za jejich čas a úsilí. Následná setkání mohou být časově náročná, proto vždy oceníme, když si někdo najde čas a pošle nám je.

Buďte opravdu struční, abyste neztráceli drahocenný čas příjemce. Pokud chcete poslat přílohy, uveďte je na konci e-mailu.

Při odesílání zprávy zkontrolujte, zda jste všem účastníkům schůzky přidali CC, abyste je mohli průběžně informovat.

Co zahrnout do e-mailu navazujího na schůzku

Příklady a šablony e-mailů navazujících na schůzku

Navázání na schůzku

Následné kroky po schůzce – akční body

Následná schůzka – přijaté rozhodnutí

Shrnutí schůzky

Navázání na schůzku

[datum] schůzka týmu

[datum] [čas] Shrnutí schůzky

Naše [podrobnosti] setkání – děkujeme!

[Vaše společnost] x [jejich společnost] schůzka | [datum]

Schůzka dne [datum] – následné kroky

[Datum] následná schůzka

O našem setkání dne [datum]

[Datum] Následná schůzka

Naše poslední schůzka se konala [datum]

Dobrá praxe e-mailů navazujících na schůzku

Zasílání e-mailů navazujících na schůzku je důležitou součástí dobrého člena týmu. Ukazuje, že jste organizovaní, pozorní a zodpovědní. Zde je několik tipů pro zasílání e-mailu o následné schůzce:

• Nezapomeňte uvést seznam opatření a dalších kroků. To může být užitečné nejen pro příjemce, ale také proto, abyste na nic nezapomněli.
• Pokud máte nějaké dotazy nebo obavy, nezapomeňte se jimi v e-mailu zabývat a vyzvěte ostatní, aby učinili totéž.
• Poděkujte všem, kteří se schůzky zúčastnili, a nezapomeňte připojit osobní vzkaz všem, s nimiž jste mluvili osobně.
• Buďte aktivní a oslovte příjemce co nejdříve po schůzce. Zajistíte tak, že všechny potřebné informace budou předány efektivně.
• Při psaní e-mailu po schůzce buďte vždy profesionální a zdvořilí. Poděkujte příjemci za jeho čas a vyjádřete nadšení ze spolupráce v budoucnu.
• Zrekapitulujte rozhodnutí, která byla na schůzce přijata, a jasně nastíněte další kroky, které je třeba učinit. S trochou organizace můžete zajistit, že všichni budou na stejné vlně.
• Účinné e-maily po schůzce by měly být vždy zdvořilé, stručné a věcné. Klíčem je stručnost.
• Pokud si nejste jisti, jak se k určité situaci postavit, nebo pokud chcete před odesláním e-mailu získat zpětnou vazbu, obraťte se na někoho, komu důvěřujete. Vždy je co zlepšovat a požádat o pomoc je skvělý způsob, jak se ujistit, že váš e-mail po schůzce bude nejlepší, jaký může být.
• V případě pochybností se řiďte těmito pokyny, abyste se ujistili, že váš e-mail je efektivní a profesionální. Tím, že věnujete čas napsání e-mailu o následné schůzce, dáváte najevo, že to s týmovou prací a komunikací myslíte vážně.
• Přizpůsobte svou zprávu. Zmiňte se o něčem konkrétním, co jste s osobou, které posíláte e-mail, probírali, nebo o něčem, o čem víte, že se týká jejích zájmů. Dáte tím najevo, že jste dávali pozor a že si pamatujete, co vám dotyčná osoba řekla.
• Vytvoření e-mailu navazujícího na schůzku je důležitou součástí komunikace a nákupního procesu. Pokud věnujete čas napsání dobře organizovaného a profesionálního e-mailu, můžete zajistit, že všichni zůstanou na správné cestě a že všechny potřebné informace budou sděleny efektivně.
• Nevyvíjejte na sebe příliš velký tlak – pokud nemáte co hlásit, postačí vám prosté “děkuji za váš čas”. Pokud se budete chovat profesionálně a zdvořile, příjemce váš e-mail ocení.

Nejlepším způsobem, jak se stát dobrým odesílatelem e-mailů navazujících na schůzku, je praxe. Začněte tím, že svému týmu pošlete rychlou rekapitulaci dnešní schůzky, a pak přejděte ke složitějším situacím. Brzy se z vás stane expert na komunikaci po schůzce.

Shrnutí

Správný e-mail navazující na schůzku může mít zásadní význam, protože pomůže zajistit, aby byly zachyceny všechny důležité body schůzky a aby si všichni rozuměli.

Vytvoření dobrého e-mailu navazujícího na schůzku však může být složité. Nechcete lidi zahltit příliš velkým množstvím informací, ale zároveň se musíte ujistit, že jsou zahrnuty všechny klíčové body.

Abychom vám pomohli, připravili jsme pro vás několik tipů, jak vytvořit dokonalý e-mail po schůzce. Doufáme, že se vám budou hodit, až budete muset příště na schůzku navázat.