Šablony následných e-mailů

Hledáte správnou šablonu následného e-mailu? Ty, které jste doposud používali, neplní svou funkci, nebo jste možná ještě žádnou nepoužili? Pokud ano, pak jste přistáli na správném místě – ukážeme vám zdvořilé následné e-maily, které určitě přinesou výsledky.

Dobře vytvořená následná e-mailová sekvence může pomoci uzavřít dohodu a přeměnit potenciální zákazníky na platící. Tak se do toho pusťte.

Důležitost zasílání následných e-mailů

Není pochyb o tom, že účinný následný e-mail je důležitý, přesto je stále mnoho lidí, kteří ho neposílají. Proč tomu tak je?

Někdy se lidé bojí, že budou působit “vlezle”, nebo si myslí, že se jejich produkt nebo služba prodají samy. Pravdou je, že většina lidí potřebuje trochu pošťouchnout, abyste jim připomněli, že jste tu a že můžete vyřešit jejich problém.

Následné e-maily se hodí jako připomínka. Ukazují, že máte zájem zůstat v kontaktu s osobou, které jste poslali e-mail, a že si vážíte jejího času a názoru. Následné e-maily také ukazují, že jste organizovaní a dokážete si udržet přehled o důležitých detailech.

K uzavření obchodu, na kterém jste pracovali několik týdnů, někdy stačí dobře zpracovaný kontrolní e-mail. Pokud tedy ještě neposíláte následné e-maily, je nejvyšší čas s tím začít.

Jak nazvat následný e-mail

Když někomu po setkání píšete e-mail, je dobrým pravidlem uvést do předmětu e-mailu název události nebo příležitosti, při které jste se setkali. Například: “Bylo skvělé se s vámi setkat na [název konference]”. Příjemci to pomůže osvěžit paměť a naváže konverzaci na přátelskou notu.

V e-mailech potenciálním zákazníkům, kteří by mohli mít zájem o ukázku vašeho produktu nebo služby, nezapomeňte do předmětu e-mailu uvést relevantní klíčové slovo. Například: “Máte stále zájem o [produkt/službu]?”.

Pokud si nejste jisti, co máte napsat, nepište do předmětu e-mailu příliš mnoho. Cílem je, aby příjemce snadno poznal, o čem e-mail je, a mohl se tak rychle rozhodnout, zda jej otevře, či nikoli.

Předmětové řádky následných e-mailů

• Following Up
• Re: [Meeting/Conference]
• Re: [Previous Email]
• Still interested in [Product/Service]?
• Hoping to hear back from you soon
• Checking in
• Quick question about [Topic]
• Thought you might want an update on [Specific Project]
• Just wanted to make sure I hadn’t lost your attention…
• Hello again!
• Just left a voicemail

Jak napsat následovný e-mail

Zde je několik osvědčených postupů, které je třeba mít na paměti při psaní následného e-mailu:

• Be clear about what you’re emailing about – the recipient should be able to quickly understand the purpose of your email. You can also include a brief summary of the previous interaction you had with that person.
• Keep your follow up email template really short – not everyone likes reading long emails, so make sure to get to the point quickly.
• Don’t be afraid of including attachments – add extra information if you believe the person you’re emailing would find it useful. Even if you’ve sent something before, it’s still worth including it again.
• Give it a double check – once you’re done writing your email, take a step back and read it out loud. Does it sound like something you would want to read? If not, chances are the recipient wouldn’t either. Make sure to remove any filler words or sentences that don’t add anything to the email. You should also proofread for grammar and spelling mistakes.
• Include a CTA – make sure there’s a clear call-to-action in your email so the recipient knows what you want them to do next. For example, if scheduling a meeting, specify a date and time that you’re available.
• End on a positive note – always end your email on a high so the recipient feels good after reading it.

Přesto je důležité najít správnou rovnováhu a zaslat zdvořilý následný e-mail. Nechcete působit vlezle nebo přehnaně upjatě, ale také nechcete působit, jako byste se vůbec neobtěžovali navázat. Klíčem k úspěchu je najít střední cestu mezi respektováním času dané osoby a ukázáním, že vám záleží na tom, abyste zůstali v kontaktu.

Co zahrnout do následného e-mailu

Příklady a šablony následných e-mailů

Nyní, když znáte základy psaní následných e-mailů, se podíváme na několik konkrétních příkladů a šablon, které můžete použít.

Rychlá otázka o vašem projektu

Kontrola po jednání

Následné ověření po konferenčním hovoru

Kontrola týkající se [specifické téma]

Bylo skvělé Vás vidět!

Rychlá otázka týkající se našeho dalšího setkání

Re: [název konference]

Re: materiály zaslané minulý týden

Myslel/a jsem, že budete chtít aktuální informace o [konkrétní projekt].

Znovu Vás zdravím!

Jen jsem se chtěl ujistit, že jsem neztratil vaši pozornost.

Pojďme se brzy kontaktovat!

Dlouho jsme spolu nemluvili

Těším se, že vás brzy uvidím!

Jen zanechte hlasovou zprávu

Telefonní hovor příští týden?

Jak napsat druhý následný e-mail

Někdy jeden následný e-mail nestačí. Pokud se vám osoba, kterou se snažíte oslovit, neozvala, je možná načase poslat druhý následný e-mail.

Při psaní druhého následného e-mailu byste měli mít na paměti několik věcí:

• Mention that you recently sent a follow up email – this way, they know you’re not just emailing them out of the blue.
• Keep it short and to the point – if they haven’t replied to your first email then they’re probably busy, so don’t take up too much more of their time.
• Politely inquire whether there’s anything else you can do or if there is a better time to reach them – sometimes, all that is needed is a little push in the right direction.
• Refer to your initial interaction – remind them of where you met or what you talked about so they can refresh their memory.
• Highlight your interest in meeting/speaking with them – let them know that you’re still interested in connecting and why.
• End with a call to action – make it easy for them to reply by suggesting a specific day and time or asking if there’s anything else you can do.
• Tell them that you won’t bother them again – this might seem counterintuitive, but it works. By telling them that you won’t email them again, they may feel a sense of urgency to reply because they will know that you’re not going to keep bugging them.
• Thank them for their time – even if they don’t reply, show gratitude for taking the time to read your email anyway.

Níže naleznete několik druhých šablon následných e-mailů.

Jen jsem chtěl/a naposledy navázat

Rád/a bych zkontroloval/a

Další kroky v rychlosti

Jen v návaznosti na

Nechci vás znovu obtěžovat…

Samozřejmě byste měli tyto šablony následných e-mailů vždy přizpůsobit svému vlastnímu hlasu a stylu. Doufejme však, že vám výše uvedené příklady poskytnou dobrý výchozí bod pro to, co říci v druhém následném e-mailu.

Osvědčené postupy pro zasílání následných e-mailů

I když jsme se již zabývali tím, co říci v druhém následném e-mailu, je třeba mít na paměti několik dalších osvědčených postupů.

Vždy mějte podrobné informace o tom, proč sledujete další kroky.

Když s někým navazujete další kontakt, ujistěte se, že máte po ruce všechny informace z předchozí interakce. Osvěžíte jim tak paměť a bude pravděpodobnější, že se s vámi zapojí do konverzace.

Podrobné informace navíc ukazují, že jste profesionální, organizovaní a berete svou práci vážně. To vše jsou důležité faktory pro budování důvěry, ale také skvělé předzvěsti vaší potenciální spolupráce.

Netlačte na pilu

Při psaní následného e-mailu dbejte na to, aby jeho tón byl neformální a nenáročný. Nikdo nechce mít pocit, že ho někdo obtěžuje, a pokud na něj budete působit příliš důrazně, riskujete, že příjemce odradíte.

Dobrým pravidlem je vyhnout se frázím typu “Potřebuji” nebo “Musím”, protože mohou působit náročně. Místo toho se zaměřte na fráze jako “Ocenil/a bych” nebo “Zajímalo by mě”.

Tato malá změna jazyka může mít velký vliv na to, jak bude váš e-mail přijat.

Personalizujte vaše šablony následných e-mailů

Šablona následného e-mailu může být skvělým výchozím bodem pro to, co říci v druhém následném e-mailu. Dbejte na to, abyste každý odeslaný e-mail přizpůsobili svým potřebám. Dobrým způsobem, jak toho dosáhnout, je zmínit něco konkrétního z vaší předchozí interakce, což může být cokoli od společného zájmu až po radu, kterou vám dali.

Taková personalizace pomůže příjemci cítit se ceněný a doceněný, takže bude ochotnější s vámi spolupracovat. I když nemáte nic konkrétního, co byste chtěli zmínit, stačí jednoduchá poznámka “Doufám, že se Vám daří dobře” nebo “Jen navazuji na náš předchozí rozhovor”, která může udělat hodně.

Buďte včasní v následných kontrolách

Při přípravě následného e-mailu nezapomeňte uvést, kolik času uplynulo od poslední interakce. To pomůže příjemci nastavit očekávání a ukáže, že si vážíte jeho času.

Před odesláním prvního následného e-mailu počkejte alespoň několik dní. U dalších e-mailů dejte zaneprázdněným lidem ještě více času na odpověď. Dobrým pravidlem je počkat alespoň týden před každým následným e-mailem.

Tyto lhůty se samozřejmě mohou lišit v závislosti na situaci. V případě naléhavé nebo časově naléhavé záležitosti můžete postupovat rychleji.

Monitorujte vaše následně zasílané e-maily

Pokud posíláte hodně následných e-mailů, může být užitečné je sledovat. Pomocí sledování e-mailů můžete snadno odkazovat na předchozí konverzace a vědět, kdy by bylo vhodné odeslat další navazující zprávu.

Existuje několik různých způsobů, jak to provést. Můžete si vytvořit tabulku se všemi relevantními informacemi, použít řízení vztahů se zákazníky (CRM) nebo software pro sledování e-mailů. Sledováním následných e-mailů můžete zůstat na vrcholu svých konverzací a budovat lepší vztahy se svými kontakty.

Monitorování vám také pomůže vyhnout se příliš častému zasílání, protože to může působit vlezle.

Sdílejte přidanou hodnotu v následných e-mailech

Když někoho kontaktujete, nezapomeňte uvést přidanou hodnotu. Může to být cokoli od článku, o kterém si myslíte, že by se mu mohl líbit, až po uvedení nového produktu, který souvisí s vaší interakcí nebo jeho zájmem.

Tím nejen ukážete, že na příjemce myslíte, ale také že mu chcete nějakým způsobem pomoci. Tím se posílí váš vztah a příjemce e-mailu bude s větší pravděpodobností s vámi spolupracovat i v budoucnu.

Přidejte zdvořilostní závěrečné fráze

Při dokončování e-mailu nezapomeňte uvést několik zdvořilostních závěrečných frází. Může to být něco jednoduchého jako “děkuji za Váš čas” nebo “těším se na Vaši odpověď”.

Tyto věty ukazují, že si vážíte času příjemce a máte zájem pokračovat v konverzaci. Zanechávají také dobrý dojem a zvyšují pravděpodobnost, že příjemce bude v budoucnu reagovat pozitivně.

Méně je více

Pokud jde o následné e-maily, méně obvykle znamená více. Zprávy musí být krátké a výstižné. Díky tomu se budou lépe číst a bude větší pravděpodobnost, že na ně někdo odpoví.

Pokud chcete sdílet velké množství informací, zvažte jejich rozdělení do několika různých e-mailů. Tak se můžete soustředit vždy na jednu věc a vyhnout se zahlcení příjemce. V e-mailech byste také měli nechat trochu bílého místa, aby byly vizuálně přitažlivější a lépe se četly.

Shrnutí

Zvládnutí následných e-mailů může být časově náročné, ale velmi užitečné. Můžete rozvíjet silné vztahy, získávat více klientů a dosahovat svých obchodních cílů.

Dodržováním výše uvedených jednoduchých rad – personalizací zprávy, stručností a výstižností, zdvořilostí a respektováním času příjemce – uděláte dobrý dojem a zvýšíte své šance na zvýšení počtu odpovědí.

Při zasílání následného e-mailu nezapomeňte zmínit, o čem jste původně hovořili nebo o čem jste posílali e-mail, aby si příjemce mohl osvěžit paměť. Zdůrazněte svůj zájem o setkání/rozhovor s ním a sdělte mu, proč máte stále zájem o navázání kontaktu. Na závěr je vyzvěte k akci a usnadněte jim odpověď tím, že jim navrhnete konkrétní datum a čas schůzky nebo rozhovoru.

Pokud vaše šablona následného e-mailu splňuje všechny tyto podmínky, jste na dobré cestě k dosažení svých cílů. Hodně štěstí.