Šablony e-mailů pro následné hovory

Následný e-mail po hovoru je důležitou součástí zákaznického servisu, prodeje a náboru. Může pomoci upevnit vztah mezi vámi a druhou stranou. Může také pomoci vyřešit případné nevyřešené problémy, které se mohly během hovoru objevit.

Pomocí těchto šablon vám ukážeme, jak strukturovat následný e-mail po hovoru. Poskytneme vám také několik tipů, jak zajistit, aby váš následný e-mail zanechal pozitivní dojem.

Odeslání následného e-mailu také pomáhá navázat spojení, které jste s danou osobou navázali. Umožňuje jim, aby se na vás obrátili, pokud budou potřebovat další informace, připomíná jim vaši konverzaci a udržuje vás v popředí jejich zájmu.

Název profesionálního následného e-mailu se bude lišit v závislosti na kontextu hovoru. Následující obecné tipy vám však mohou pomoci vymyslet účinný název:

• If you were cold calling or pitching a product or service, use the name of your company or the product in the title of your email. This will jog the recipient’s memory and remind them who you are.
• If you were conducting a job interview, use “follow up after interview” as the title of your email.
• If you had a meeting with a client over the phone, use “phone meeting follow up” as the title of your email.
• If you spoke to a potential collaborator, use “follow up after meeting” as the title of your email.

Ať už je to jakkoli, název by měl přímo vystihovat, čeho se e-mail týká.

Šablony předmětů e-mailů pro následné volání

Řádky předmětu jsou důležité, protože pomáhají udávat tón e-mailu. Příjemci také dávají náhled na to, čeho se zpráva týká.

Jak napsat následný e-mail po hovoru

Vzhledem k tomu, že po konkrétním hovoru budete navazovat další kroky, musíte na něj vždy konkrétně odkázat. I když hovor trval jen minutu, zmiňte, čeho se týkal. Příjemce tak bude vědět, že e-mail je reakcí na váš předchozí rozhovor.

Vaše úvodní slovo by mělo být zdvořilé a stručné a mělo by obsahovat poděkování za čas, který vám dotyčná osoba věnovala. Můžete se také zmínit o tom, jak se vám rozhovor s dotyčnou osobou líbil, a vyjádřit přání si s ní brzy znovu promluvit.

V těle e-mailu by měly být rozvedeny body, které zazněly během hovoru. Pokud existují nějaké nevyřešené otázky, je čas se jimi zabývat. Můžete také nabídnout, že poskytnete další informace nebo podniknete další kroky, abyste posunuli profesní vztah kupředu. Pokud máte nějaké další soubory, které chcete přiložit, učiňte tak zde.

Váš e-mail by měl být stručný a výstižný. Snažte se, aby jeho délka nepřesáhla tři odstavce, a ujistěte se, že každý odstavec je zaměřen na jeden bod.

Váš e-mail by měl vždy končit zdvořilou žádostí o odpověď. Můžete také čtenáři připomenout svou nadcházející dostupnost pro případ, že by se s vámi chtěl spojit. Poskytněte jim několik možností kontaktu, aby si mohli vybrat tu, která jim nejvíce vyhovuje.

Co uvést v následném e-mailu po hovoru

[Název] příklady a šablona e-mailu

Děkujeme za Váš čas

Následná telefonická schůzka

Následný hovor [datum]

O našem hovoru z minulého týdne

Následný hovor – [datum]

Jen jsme chtěli navázat

Po našem hovoru

Další kroky v rychlosti

Krátké pokračování po našem hovoru

Dotaz k našemu hovoru

Děkujeme za hovor

Objasnění po našem hovoru

Už je to chvilka..

Chceme zkontrolovat, že je u vás vše v pořádku

Po našem telefonickém hovoru

Následný e-mail po hovoru – osvědčené postupy

Vytvoření následného e-mailu po hovoru nemusí být obtížné, pokud dodržujete správné postupy. Zde je několik tipů, které vám pomohou:

• Thank the person for their time and reiterate that you enjoyed speaking with them.
• Recap the main points of the conversation and any action items that were agreed upon. They may be very obvious now, but there’s always a chance something will be forgotten later on.
• Check-in on deadlines and next steps. If something is holding up the project, this would be the best place to mention it.
• End with a polite request for feedback. Thank the recipient again and let them know that you’re looking forward to hearing from them soon.
• Don’t be too pushy, and give the other person plenty of time to get back to you. In some cases, it may be better to follow up again at a later date.
• Do not underestimate the power of politeness. While you could be eager to move on to the next task, still always send a courteous follow-up email.
• If any information or documents were shared, be sure to include a link or attachment in the email for easy reference. No matter if you have already shared it before or not, you want everything to be easy to find for the other person.
• Always proofread your email before sending it. Typos can easily be missed in a rush, and they can make you look unprofessional. Double-check for grammar mistakes too – there’s nothing worse than a follow-up email with errors.
• Give the recipient a choice as to how to follow up with you. Even if your last interaction was via a call, it doesn’t mean all future communication must be as well. Sometimes people prefer to communicate via email, and there’s nothing wrong with that. Let them know what you’re comfortable with, and ask how they would like to continue the conversation.
• Ask any questions that you still have about the conversation. This gives the other person an additional opportunity to clarify anything they may have missed, as well as show that you paid attention.
• Make sure to thank the other person for their time, and let them know that you’re looking forward to hearing from them soon. While it’s easy to overdo this one, a little gratitude can make a difference.

Shrnutí

Po telefonickém hovoru je vždy dobré navázat další kontakt, a to bez ohledu na to, jak rozhovor probíhal. Zasláním efektivního následného e-mailu se můžete ujistit, že jsou všechny podrobnosti jasné a že jsou všichni na stejné vlně.