Kontrolní seznam pro práci na dálku

Ujasněte si pracovní dobu, tj. dobu, během které mají vaši zaměstnanci pracovat.

Proč je tento krok důležitý?

Pozornost by mu měli věnovat jak zaměstnanci, tak zaměstnavatelé. Pokud si lidé nejsou vědomi své pracovní doby, může to vést k problémům s produktivitou a efektivitou týmu. Různí zaměstnanci, kteří mají různou pracovní dobu, mohou

Jak tento krok zvládnout?

Můžete se zeptat zaměstnanců, kdy je pro ně nejlepší vykonávat práci. Důležité je zjistit, co by bylo pro váš tým nejlepší, ať už přesná pracovní doba, nebo pružná pracovní doba.

Jaké nástroje v tomto kroku použít?

Můžete použít nástroje pro správu času, jako je Trello nebo Toggl apod.

Ujistěte se, že vaši zaměstnanci chápou své povinnosti. Nepřehánějte to s mikromanagementem, protože to způsobí pouze frustraci a sníží produktivitu.

Proč je tento krok důležitý?

Pokud všichni plně chápou, jaké jsou jejich povinnosti a co se od nich vyžaduje, povede to k produktivnějšímu pracovnímu prostředí. Zaměstnanci budou mít pocit, že přispívají a vědí, na čem jsou, zatímco zaměstnavatelé budou moci vést zaměstnance k odpovědnosti za jejich činnost.

Jak tento krok řešit?

Vypracujte popisy pracovních míst, které popisují povinnosti jednotlivých pozic, a zajistěte jejich aktualizaci podle potřeby.

Jaké nástroje v tomto kroku použít?

Můžete použít nástroje pro spolupráci, jako je Trello, Asana nebo Basecamp, a vytvořit pro zaměstnance konkrétní úkoly a sledovat jejich průběh.

Stanovte si jasné zásady práce na dálku, které se týkají svátků, přestávek, dovolených a dnů nemoci.

Proč je tento krok důležitý?

Zaměstnavatelé musí být schopni řešit nepřítomnosti tak, aby práce mohla pokračovat, zatímco zaměstnanci musí vědět, co je z hlediska čerpání volna přijatelné.

Jak tento krok zvládnout?

Nejlepší je poskytnout alespoň několik dní volna, některé placené a jiné neplacené, v závislosti na konkrétních zásadách pro každého zaměstnance. Někteří zaměstnavatelé dokonce umožňují neomezenou dovolenou, ale to obvykle vyžaduje důvěru obou stran a závazek pracovat zodpovědně bez dohledu. Požádejte zaměstnance, aby o volné dny žádali co nejdříve.

Jaké nástroje v tomto kroku použít?

Pomocí Dokumentů Google nebo Tabulek vytvořte soubor, ve kterém si každý může požádat o dny volna, které chce, přidat k nim poznámky a v reálném čase vidět případné změny.

Rozhodněte, jak často by se měly konat porady týmů a všech pracovníků, kde a kdy se mají konat.

Proč je tento krok důležitý?

Porady jsou nezbytnou součástí každého pracovního procesu, proto by měly být praktické a efektivní, pokud je budete pořádat pravidelně. Tak se všichni mohou soustředit na daný úkol a neztrácet čas.

Jak tento krok zvládnout?

Měli byste stanovit pravidelné schůzky pro aktualizaci týmu, například každý pátek dopoledne nebo ve středu odpoledne. Můžete také uspořádat ad hoc schůzky, když je třeba něco okamžitě projednat.

Jaké nástroje v tomto kroku použít?

Slack, LiveWebinar, Zoom nebo Google Hangouts jsou skvělé nástroje pro videohovory.

Komunikace je pro každý tým na dálku klíčová. Určete, jak budete komunikovat se zaměstnanci a zákazníky, a zajistěte, aby se všichni řídili pokyny.

Proč je zefektivnění komunikace důležité?

Věci se mohou rychle změnit v chaos, pokud nemáte vytvořený komunikační plán. Aby se všichni udrželi ve smyčce, je nutné vytvořit způsob, jak mohou lidé efektivně a rychle komunikovat.

Jak zefektivnit komunikaci?

Je nezbytné mít způsob, jak sledovat průběh projektů, abyste mohli určit, zda někdo nezaostává. Kromě toho je užitečné vidět, co tým dělá každý den.

Chcete-li zefektivnit komunikaci se zákazníky, použijte software pro ticketing, jako je LiveAgent. Vaše e-maily, chaty, hovory, zmínky na sociálních médiích a zprávy z jiných kanálů skončí v jedné univerzální doručené pošte. To usnadňuje komunikaci a vede k vyšší úrovni spokojenosti zákazníků.

Jaké nástroje zefektivnit komunikaci?

• Týmová komunikace – nástroje jako Asana nebo Basecamp jsou užitečné, ale pouze pokud je všichni používají důsledně.
• Komunikace se zákazníky – vše v jednom help desk softwaru, jako je např LiveAgent (je zdarma k vyzkoušení!).

Každý tým potřebuje soubor společných hodnot a cílů, aby všichni byli na stejné vlně a směřovali stejným směrem.

Proč je tento krok důležitý?

Zavedení firemních směrnic vám pomůže přilákat budoucí zaměstnance, ale je také nezbytné pro udržení zaměstnanců. Pokud se vaši současní zaměstnanci cítí být součástí týmu a jejich hodnoty jsou v souladu s hodnotami společnosti, je pravděpodobnější, že v organizaci zůstanou déle.

Jak tento krok zvládnout?

Měli byste vytvořit seznam základních hodnot a zkontrolovat, zda všichni vědí, co jsou zač. Můžete také vytvořit příručku pro zaměstnance, která popisuje firemní zásady a očekávání.

Jaké nástroje v tomto kroku použít?

Můžete vytvořit dokument v Dokumentech Google nebo vytvořit krátké video/prezentaci o základních hodnotách vaší společnosti.

Než začnou pracovat na dálku, ujistěte se, že vaši zaměstnanci mají k dispozici pracovní místa, která podporují jejich produktivitu.

Proč je tento krok důležitý?

Vaši zaměstnanci nebudou moci pracovat efektivně, pokud nebudou pracovat v optimálním prostředí. Ne každý má ideální podmínky pro práci z domova. Pokud chcete, aby se mohli soustředit na svou práci, musí mít vaši zaměstnanci k dispozici zdroje a nástroje pro práci na dálku, které potřebují.

Jak tento krok zvládnout?

Pokud je to možné, zvažte pronájem fyzického pracoviště v jejich okolí (např. coworkingový prostor). Pokud ne, pokuste se jim alespoň zajistit lepší pracovní podmínky doma dodáním určitého vybavení (židle, stoly atd.).

Jaké nástroje v tomto kroku použít?

Chcete-li zjistit, zda někomu chybí vhodné vzdálené prostředí, můžete například provést průzkum prostřednictvím formulářů Google.

Když váš tým začne pracovat na dálku, je nezbytné mít stanovený plán pro zapracování nových zaměstnanců.

Proč je tento krok důležitý?

Pokud nemáte plán zapracování, může být náročné nové zaměstnance uvést do chodu.

Jak tento krok zvládnout?

Naplánujte pro své zaměstnance videokonference a školení, aby se rychle seznámili s novým systémem. Během několika prvních týdnů v práci můžete také vytvořit příručky, které si každý zaměstnanec přečte, aby se mohl seznámit se směrnicemi společnosti.

Jaké nástroje v tomto kroku použít?

Pro online školení můžete použít LiveWebinar. Dokumenty / tabulky Google jsou skvělé pro vytváření příruček, ke kterým budou mít všichni přístup na cestách.

Zajistěte, aby vaši vzdálení pracovníci měli k dispozici nástroje, které potřebují k efektivní práci, například počítač s nainstalovanými potřebnými programy.

Proč je tento krok důležitý?

Pokud vaši vzdálení pracovníci nemají vhodná osobní zařízení nebo nástroje, bude pro ně obtížné dokončit svou práci. Než pošlete svůj tým pracovat na dálku, poskytněte jim k tomu vhodné nástroje.

Jak tento krok zvládnout?

Vybavte své zaměstnance správnými nástroji a zařízeními.

Jaké nástroje v tomto kroku použít?

V dokumentech nebo tabulkách Google můžete vytvořit seznam požadavků na vzdálenou práci. Měli byste také zvážit investice do technologií, jako je cloudové úložiště (např. Dropbox) a sdílení souborů (např. Disk Google). Organizovaný pracovní prostor – zprávy, telefon, kalkulačka, poznámkový blok, notebook.

Spolehlivé připojení k internetu je pro pracovníky na dálku nezbytností.

Proč je tento krok důležitý?

Pokud zaměstnanci vypadne internet i na několik minut, může to mít závažné důsledky. To znamená, že byste měli zkontrolovat, zda se při práci z domova nebo z jiných míst nepotýkají s těmito potížemi.

Jak tento krok zvládnout?

Musíte pravidelně kontrolovat rychlost internetu všech zaměstnanců. Pokud se vyskytnou nějaké problémy, měli byste ihned kontaktovat poskytovatele služeb a co nejrychleji je vyřešit.

Jaké nástroje při tomto kroku použít?

Pingdom je skvělý nástroj, který umožňuje sledovat stav internetového připojení odkudkoli na světě.

Musíte zajistit, aby vaši zaměstnanci měli přístup k technické podpoře, pokud něco nefunguje správně.

Proč je tento krok důležitý?

Pokud vaši vzdálení pracovníci nemají přístup k technické podpoře, mohou být frustrovaní a vnímat to jako překážku, která jim brání v práci. Proto musíte mít jistotu, že každý má k dispozici někoho, kdo mu může pomoci, pokud se dostane do problémů.

Jak tento krok zvládnout?

Měli byste svým zaměstnancům poskytnout seznam kontaktů na podporu včetně e-mailové adresy a telefonního čísla atd.

Jaké nástroje v tomto kroku použít?

Můžete vytvořit dokument (např. v Dokumentech Google), ve kterém bude popsán postup technické podpory, a poskytnout k němu přístup všem členům týmu. Měli byste také zvážit investici do softwaru, který vašim zaměstnancům poskytne přístup k podpoře 24 hodin denně.

Bezpečnostní povinnosti, které stanovíte pro své vzdálené zaměstnance, musí být jasné.

Proč je tento krok důležitý?

Bezpečnost vašich zaměstnanců by měla být vždy nejvyšší prioritou. Měli by si také být vědomi nebezpečí, která s sebou práce z domova přináší, a měli by rozumět bezpečnostním zásadám společnosti.

Jak tento krok zvládnout?

Vaši zaměstnanci si musí být vědomi svých povinností, aby byla zajištěna bezpečnost celé společnosti. Jasně jim vysvětlete, co je třeba z jejich strany zajistit a na které prvky se mají zaměřit.

Jaké nástroje v tomto kroku použít?

Geofencing je skvělý nástroj, který umožňuje sledovat polohu zařízení zaměstnance a nastavit hranice, které nesmí překročit. Nicméně tento krok je nezbytný pouze v případě, že vaše společnost uchovává opravdu citlivé údaje, jinak byste měli svým zaměstnancům prostě důvěřovat – vyplatí se to.

Udržujte pravidelné aktualizace aplikací a zařízení svého týmu.

Proč je tento krok důležitý?

Pokud vaši vzdálení zaměstnanci svá zařízení neaktualizují, mohou se stát zranitelnými vůči kybernetickým útokům. Ověřte, zda všichni dbají na pravidelné aktualizace a nezanedbávají je příliš dlouho.

Jak tento krok zvládnout?

Vytvořte dokument, který bude obsahovat seznam potřebných aktualizací, aby měl každý k těmto informacím přístup.

Jaké nástroje v tomto kroku použít?

Měli byste zvážit investici do nástrojů, jako je Microsoft AutoUpdate (pro Windows) nebo Mac OS X Update (pro zařízení Apple), které vám umožní automaticky aktualizovat software všech zaměstnanců.

Musíte určit oblasti, kde se vaši zaměstnanci nejčastěji setkávají s bezpečnostními problémy.

Proč je tento krok důležitý?

Pokud víte, kde hrozí nebezpečí, můžete podniknout kroky, které je pomohou zmírnit a zabránit ztrátě produktivity nebo efektivity. Identifikujte všechna potenciální rizika dříve, než se stanou problémem.

Jak tento krok zvládnout?

Měli byste zvážit vytvoření mapy bezpečnostních rizik, na které budou vyznačeny oblasti, v nichž se vaši zaměstnanci mohou s největší pravděpodobností dostat do nebezpečí.

Jaké nástroje při tomto kroku použít?

K identifikaci oblastí s bezpečnostními riziky můžete použít různé nástroje, například Geofencing, software pro monitorování sociálních médií (například Mediatoolkit) a upozornění Google.

Pro případ, že by se něco pokazilo, je třeba zajistit havarijní plán a zvýšit bezpečnost pracovního prostoru.

Proč je tento krok důležitý?

Pokud se něco stane a vaši vzdálení pracovníci nebudou vědět, co mají dělat, mohli by zpanikařit a situaci ještě zhoršit. Sestavte plán pro zvýšení bezpečnosti pracoviště, aby každý věděl, co má v případě nouze dělat.

Jak tento krok zvládnout?

Měli byste vytvořit dokument se seznamem úkolů, který krok za krokem popisuje plán pro případ nouze.

Jaké nástroje v tomto kroku použít?

Ty, které používáte pravidelně, budou vaši zaměstnanci znát nejlépe a pravděpodobně je zvládnou nejrychleji.

Jedním z největších problémů práce na dálku je nemožnost přímé komunikace s lidmi. Psychické zdraví pracovníků na dálku je zásadní, protože mohou trávit většinu času mezi čtyřmi stěnami.

Proč je důležitá péče o blaho vašich zaměstnanců?

Pokud zaměstnanec začne bojovat se svým duševním zdravím, může to mít obrovský dopad na efektivitu společnosti.

Jak pomoci pečovat o blaho svých zaměstnanců?

Ať už to souvisí s prací nebo ne, ujistěte se, že každý má přístup k pomoci, pokud ji potřebuje.

Jaké nástroje vám pomohou pečovat o blaho vašich zaměstnanců?

Anonymní průzkum můžete provést prostřednictvím Formulářů Google nebo SurveyNuts.

Povzbuzujte své zaměstnance k neformálním rozhovorům se spolupracovníky, a to i za nepracovními účely. Pomůže jim to cítit se více spjatí s týmem a zabrání to pocitu izolace.

Proč je důležité usnadňovat neformální chaty se spoluhráči?

Pokud se vaši zaměstnanci začnou cítit jako v akváriu, může pro ně být obtížné soustředit se a dělat svou práci.

Jak usnadnit neformální chaty se spoluhráči?

Věnujte pozornost každé příležitosti k „dálkovým“ schůzkám, nejen těm pracovním, ale například i oslavám narozenin zaměstnanců.

Které nástroje vám pomohou usnadnit neformální chaty se spoluhráči?

Zde bude fungovat každý webinář a nástroj pro zasílání zpráv (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout atd.).

Při práci na dálku je mnohem náročnější naučit se nové dovednosti než v kanceláři. poskytněte svým zaměstnancům alternativní možnosti a pobídky k učení se novým dovednostem, příležitosti ke zdokonalování se a přístup k technologiím, které jim v tom všem pomohou.

Proč je tento krok důležitý?

Poskytnete-li svým zaměstnancům možnost rozvíjet se, pomůže jim to vnímat jejich práci jako kariéru, ne jen jako další zaměstnání. Povzbuďte je, aby se účastnili webinářů nebo absolvovali kurzy související s jejich profesními zájmy.

Jak tento krok zvládnout?

Možná budete chtít zvážit nabídku různých typů školení, například videokurzů, webinářů nebo elektronických knih. Můžete také požádat své zaměstnance, aby absolvovali školicí moduly ve svém volném čase.

Jaké nástroje v tomto kroku použít?

Pokud jde o školení zaměstnanců, máte k dispozici mnoho skvělých nástrojů. K provádění živých školení můžete použít videokonferenční software, jako je Skype nebo Zoom, nebo platformy jako Lynda.com a Coursera, které nabízejí online kurzy.