Kontrolní seznam hloubkové kontroly zákazníka

Otestujte zabezpečení svých sítí a systémů a zajistěte, aby vaši zaměstnanci byli proškoleni v osvědčených postupech zabezpečení dat.

Proč je zabezpečení vašich informací důležité?

Abyste ochránili svou firmu před případnými finančními ztrátami, které by mohly nastat v případě odcizení identity některého z vašich zákazníků. Kromě toho by vám v případě narušení vašich systémů mohly být uloženy vysoké pokuty od regulačních orgánů.

Jak zabezpečit své informace?

Nejprve byste měli mít zavedeny interní kontrolní mechanismy a zásady zabezpečení dat, které popisují přiměřená opatření, jež musíte přijmout k ochraně svých sítí a systémů. Dále zkontrolujte, zda jsou všichni vaši zaměstnanci proškoleni v osvědčených postupech zabezpečení dat, jako je nesdílení hesel nebo stahování souborů, které nepocházejí z důvěryhodných zdrojů.

Jaké nástroje použít pro zabezpečení svých informací?

• firewally – k ochraně sítí před vnějšími hrozbami.
• systémy detekce narušení – pro sledování vašich sítí kvůli podezřelým aktivitám
• software pro prevenci ztráty dat – k zabránění úniku citlivých dat
• šifrování dat – k ochraně vašich dat při přenosu
• řízení přístupu – k omezení přístupu zaměstnanců k citlivým datům.
• školení zaměstnanců – pro vzdělávání zaměstnanců v oblasti osvědčených postupů zabezpečení dat.
• pojištění kybernetické bezpečnosti – pro finanční ochranu vaší firmy v případě narušení bezpečnosti dat.

Shromažďujte a potvrzujte jména, adresy, data narození a další identifikační údaje svých zákazníků.

Proč je ověřování totožnosti zákazníků důležité?

Pomáhá vám to ujistit se, že přijímáte přiměřená opatření k potvrzení, že zákazníci jsou těmi, za které se vydávají. Ve výsledku to přispěje k prevenci krádeží identity a podvodů a také k dodržování předpisů proti praní špinavých peněz.

Jak ověřovat totožnost zákazníků?

Shromážděte jejich údaje prostřednictvím online formuláře nebo dotazníku Poznej svého klienta (KYC) a zkontrolujte, zda odpovídají vašim záznamům. Poté byste měli potvrdit správnost údajů pořízením kopií jejich dokladů totožnosti, jako jsou pasy nebo řidičské průkazy.

Jaké nástroje použít k ověření totožnosti zákazníků?

• online formuláře a/nebo dotazníky KYC – pro shromažďování údajů o zákaznících.
• doklady totožnosti – pro potvrzení údajů o zákazníkovi

Vyhledejte jména svých zákazníků na sankčních seznamech, abyste se ujistili, že neobchodujete s žádnými omezenými osobami nebo subjekty.

Proč je kontrola sankcí důležitá?

Pokud budete obchodovat s někým, na koho se vztahují sankce, mohou vám hrozit vysoké pokuty nebo dokonce vězení. Proto musíte před uzavřením jakéhokoli obchodního vztahu zkontrolovat, zda nejsou sankce uvaleny.

Jak zkontrolovat sankce?

Nejběžnější je vyhledat jména vašich zákazníků na sankčních seznamech. Tyto seznamy obvykle vedou vládní agentury, orgány činné v trestním řízení nebo finanční instituce, což znamená, že obsahují přesné a aktuální informace.

Jaké nástroje použít pro kontrolu sankcí?

• sankční seznamy – slouží ke kontrole, zda vaši zákazníci nepatří mezi osoby nebo subjekty s omezeným přístupem.
• vládní agentury a/nebo finanční instituce – pro přesné a aktuální informace

Po shromáždění a ověření jejich údajů byste měli vyhodnotit související rizikový profil zákazníka.

Proč je hodnocení rizikovosti zákazníků důležité?

Odhad, jaká je pravděpodobnost, že se dopustí podvodu, nebo zda existuje riziko praní špinavých peněz, vám pomůže určit úroveň hloubkové kontroly, která je u každého typu zákazníka nutná. Například u vysoce rizikových typů zákazníků bude třeba provádět přísnější kontroly než u zákazníků s nízkou úrovní rizika.

Jak provést posouzení rizikovosti zákazníka?

Jednotlivé zákazníky můžete hodnotit na základě faktorů, jako je země původu, odvětví a historie transakcí. Tímto způsobem získáte lepší představu o tom, kdo jsou vaši zákazníci s vyšším rizikem, a proto vyžadují větší pečlivost.

Jaké nástroje použít k provedení hodnocení rizikovosti zákazníků?

• skórování – pro hodnocení na základě určitých rizikových faktorů zákazníka.
• hodnocení rizik v jednotlivých zemích – pro kontrolu celkové úrovně rizika v místě, kde se zákazník nachází
• hodnocení rizik v daném odvětví – pro kontrolu úrovně rizika v daném odvětví

V závislosti na výsledcích hodnocení může být nutné získat od zákazníků další údaje.

Proč je shromažďování dalších informací důležité?

Pomáhá dále ověřit jejich totožnost a posoudit míru rizika. Můžete se například rozhodnout vyžádat si kopie jejich finančních výkazů.

Jak shromažďovat další informace?

Požadované dokumenty si můžete vyžádat přímo od zákazníka nebo prostřednictvím online formuláře. Jakmile je získáte, zkontrolujte, zda se informace shodují s těmi, které již máte v evidenci.

Jaké nástroje použít pro shromažďování dodatečných informací?

• online formuláře – pro vyžádání oficiálního dokumentu od zákazníka.
• další dokumenty, např. bankovní výpisy – k dalšímu posouzení rizikových kategorií zákazníka

Po shromáždění všech potřebných informací byste je měli ověřit, abyste se ujistili, že jsou všechny správné.

Proč je ověřování dalších údajů důležité?

Přispívá to k ochraně vašeho podniku před podvody a potenciálním rizikem praní špinavých peněz. Za tímto účelem můžete například potřebovat potvrdit adresu nebo pracoviště zákazníka.

Jak ověřit další údaje?

Existuje několik způsobů, jak to provést, například zavolat zákazníkovi nebo mu zaslat dopis. Můžete také využít služeb třetích stran jako nezávislého zdroje pro ověření jejich totožnosti a/nebo adresy.

Jaké nástroje použít pro ověření dalších údajů?

• telefonní hovory – pro přímý kontakt se zákazníkem
• dopisy – k ověření adresy zákazníka
• služby třetích stran – pro další proces ověření, např. ověření totožnosti nebo potvrzení adresy

V závislosti na výsledcích dosavadního procesu může být nutné provést další ověření zákazníků.

Proč je provádění prověřování důležité?

Pomáhá to dále posoudit míru rizika zákazníka a zajistit, že je tím, za koho se vydává. V této fázi byste měli prověřit jejich trestní rejstřík nebo finanční historii, pokud to považujete za nutné.

Jak provádět prověrky?

Vyhledáváním v online databázích nebo najmutím profesionální služby. Jakmile získáte požadované informace, měli byste je pečlivě projít a hledat případné červené vlajky.

Jaké nástroje použít pro provádění prověrek?

• online databáze
• profesionální služby
• úvěrové zprávy
• celosvětové seznamy sledovaných osob – pro kontrolu případných sankcí nebo trestné činnosti

Pokud si stále nejste jisti konkrétním zákazníkem, můžete si vždy najmout někoho, kdo vás bude právně zastupovat.

Proč je důležité najmout si advokáta?

Může vám poskytnout odborné poradenství ohledně vašeho přístupu k postupům hloubkové kontroly zákazníka a zajistit, aby vše proběhlo správně. Advokát může také pomoci vyřešit případné právní problémy, které mohou při jednání se zákazníky nastat.

Jak si najmout advokáta?

Můžete hledat na internetu nebo požádat o doporučení své známé. Jakmile najdete několik potenciálních kandidátů, prověřte jejich kvalifikaci a zkušenosti, abyste se ujistili, že jsou pro danou práci vhodní. Poté s nimi proveďte pohovor, abyste zjistili, zda se budou hodit pro vaši firmu.

Jaké nástroje použít pro nábor právníka?

• online vyhledávání – pro vyhledání potenciálních kandidátů
• adresáře – pro vyhledávání kvalifikovaných advokátů
• přezkoumání kvalifikace a zkušeností – pro ujištění, že se kandidát na danou pozici hodí

I po dokončení procesu hloubkové kontroly zákazníka byste měli sledovat jeho činnost.

Proč je sledování aktivit zákazníků důležité?

Abyste zkontrolovali, zda neprovádějí žádné podezřelé transakce, a abyste měli možnost reagovat, pokud ano. Pokud si například všimnete, že významný zákazník provádí velké nebo časté výběry, měli byste dále pátrat po známkách možného praní špinavých peněz.

Jak sledovat aktivity zákazníků?

Pravidelně kontrolujte výpisy z jejich podnikatelských účtů nebo historii transakcí. Pokud si všimnete něčeho neobvyklého, podnikněte příslušné kroky, například kontaktujte zákazníka nebo nahlaste jeho pochybnou činnost příslušným orgánům.

Jaké nástroje používat pro sledování aktivity zákazníků?

• výpisy z účtu – k vyhledání podezřelých transakcí
• historie transakcí – ke sledování aktivity zákazníka v průběhu času
• pravidelné kontroly – aby se zajistilo, že podezřelá aktivita nebude přehlédnuta

Měli byste si také dát pozor na to, zda se zákazník nezačne účastnit nějaké pochybné činnosti, protože to může být známkou toho, že něco není v pořádku.

Proč je důležité všímat si změn v chování?

Může vám to pomoci včas odhalit potenciální problémy a přijmout opatření, která zabrání vzniku škod. Zaznamenání jakékoli neobvyklé aktivity vám umožní dále vyšetřovat a zjistit, zda se zákazník nedopouští trestné činnosti dříve, než bude pozdě.

Jak zaznamenat změny v chování?

Věnujte pozornost tomu, jak se zákazník chová, když s ním komunikujete, a sledujte jeho obchodní aktivity v průběhu času. Pokud si všimnete jakýchkoli odchylek od normálu, měli byste na problém upozornit přímo je nebo účet označit k podrobnějšímu průběžnému sledování.

Jaké nástroje použít pro zaznamenání změn v chování?

• sledování činností v průběhu času – abyste si všimli čehokoli neobvyklého.
• označování účtů – k označení účtu jako potenciálně podezřelého

I když se zdá, že vše probíhá dobře, měli byste se po určité době se svými zákazníky spojit.

Proč je důležité provádět pravidelné kontrolní návštěvy?

Pro budování a udržování dobrých vztahů se zákazníky a také proto, abyste se jich mohli zeptat na jakékoli změny v jejich situaci nebo podnikání, které by mohly mít vliv na jejich účet nebo aktivity u vás. Pravidelné kontrolní návštěvy ukazují, že vám na zákazníkovi a jeho úspěchu záleží.

Jak provádět pravidelné kontrolní návštěvy?

Použijte systém řízení vztahů se zákazníky (CRM) a naplánujte si pravidelný kontakt se zákazníky alespoň jednou ročně (ale pokud možno častěji), nebo si nastavte systém připomínek. Můžete je také jednoduše oslovit, když potřebujete probrat něco konkrétního, a kontaktovat je prostřednictvím jejich preferovaného způsobu komunikace pomocí softwaru LiveAgent helpdesk. To pomůže udržet dobré vztahy se zákazníky.

Jaké nástroje používat pro provádění pravidelných kontrol?

• systém pro správu vztahů se zákazníky – pro ukládání jejich informací a plánování kontaktů
• LiveAgent – pro jejich přímé kontaktování prostřednictvím jejich preferovaného kanálu
• připomínky v kalendáři – pro sledování, kdy máte naplánováno kontaktovat jednotlivé zákazníky

Pokud se domníváte, že u klienta hrozí riziko praní špinavých peněz nebo jiné trestné činnosti, měli byste to oznámit příslušným orgánům.

Proč je hlášení podezřelých aktivit na účtu důležité?

Je to vaše zákonná povinnost a pomáhá to chránit vaši firmu i širší společnost před škodami. Pokud máte podezření na praní špinavých peněz nebo jinou trestnou činnost, musíte jednat, protože se jedná o závažné trestné činy, které mohou mít dalekosáhlé důsledky.

Jak nahlásit podezřelou aktivitu na účtu?

V závislosti na zemi nebo regionu, kde žijete, existují různé způsoby, jak podezřelou aktivitu nahlásit. Například v USA můžete podat hlášení o podezřelých aktivitách (SAR) u Sítě pro vymáhání finanční kriminality (FinCEN).

Jaké nástroje použít pro nahlášení podezřelé aktivity na účtu?

• SAR – pro podání hlášení u FinCEN v USA
• příslušné orgány – pro hlášení v jiných zemích a regionech