Nejdůležitější kontrolní seznam call center

Nejprve je třeba stanovit obchodní cíle vašeho call centra. Zeptejte se sami sebe, čeho chcete dosáhnout.

Proč je stanovení vašich cílů důležité?

Znalost vašich dlouhodobých cílů zajistí, že vše ostatní, co děláte, bude zaměřeno na ně. To vám také pomůže rozhodnout, na jaké úkoly je nejdůležitější se zaměřit.

Jak určit své cíle?

Můžete se svým týmem uspořádat cvičení na stanovení cílů a projít jednotlivé funkce call centra a určit, jak je možné je zlepšit. Nezapomeňte stanovit krátkodobé i dlouhodobé obchodní cíle. Ujistěte se, že vaše plány jsou ambiciózní, ale dosažitelné.

Které nástroje byste měli použít k určení svých cílů?

• vývojový diagram call centra k identifikaci bolestivých míst
• mapu procesů pro získání celkového obrazu
• platformy pro sledování cílů, jako je Asana nebo Leapsome

Každý typ kontaktního centra má své vlastní jedinečné problémy, proto je třeba na to brát ohled hned na začátku.

Proč je výběr typu kontaktního centra důležitý?

Abyste mohli efektivně řídit kontaktní centrum, musíte vědět, o jaký typ se bude jednat. Kromě toho byste se měli ujistit, že ten, který si vyberete, odpovídá potřebám vaší firmy.

Jak vybrat typ kontaktního centra?

Přečtěte si recenze, prověřte konkurenci a sledujte aktuální informace. Dnešní trh nabízí řadu nových řešení, včetně cloudových a lokálních call center. Než se rozhodnete, ujistěte se, že máte základní znalosti o dané technologii.

Které nástroje vám pomohou vybrat typ kontaktního centra?

• Fóra
• Capterra
• G2

Odhadem rozpočtu zjistěte, kolik peněz musíte vyčlenit na vybavení, mzdy a další související výdaje.

Proč je výpočet rozpočtu důležitý?

Je velmi důležité mít realistickou představu o tom, kolik peněz utratíte za zřízení a provoz kontaktního centra. To vám pomůže činit informovaná rozhodnutí např. o tom, jaký typ technologie zakoupit a kolik zaměstnanců najmout.

Jak si poradit s výpočtem rozpočtu?

Při výpočtu rozpočtu kontaktního centra je třeba mít na paměti několik klíčových věcí:

• náklady na vybavení – cena telefonů, náhlavních souprav, počítačů a dalších
• mzdové náklady – platy a benefity pro zaměstnance
• různé náklady – kancelářské potřeby, nájemné nebo splátky hypotéky a další výdaje
• marketingové náklady – peníze potřebné na účast reklam na oborových akcích

Jaké nástroje byste měli použít k výpočtu rozpočtu?

Na internetu je k dispozici mnoho různých nástrojů, např:

• Microsoft Excel
• Google Tabulky

Před výběrem toho nejlepšího pro vaši společnost otestujte několik nástrojů a softwarových řešení call centra.

To zahrnuje telefonní systémy, interaktivní hlasovou odezvu (IVR), automatické distributory hovorů (ACD) a další.

Proč je důležité testovat různé nástroje call centra?

Chcete-li najít to pravé pro vaši firmu. Každý nástroj přichází s vlastní sadou funkcí a výhod, takže je důležité vybrat ten, který nejlépe vyhovuje vašemu týmu.

Některá call centra potřebují různé automatické dialery, DNIS a ANI, zatímco jiná mohou vyžadovat neomezené nahrávání hovorů a další nástroje pro spolupráci.

Jak otestovat různé nástroje call centra?

Před nákupem využijte bezplatné zkušební verze a ukázky. Zvažte takové faktory, jako jsou:

• Velikost vaší firmy, která vám pomůže určit typ a počet potřebných nástrojů.
• Typ hovorů, které budete obsluhovat, aby vám pomohl určit, jaké funkce nástroj potřebuje.
• Váš rozpočet, který vám pomůže určit, které nástroje máte na dosah.

Which tools to test out?

• software call centra (např. LiveAgent)
• komunikační nástroj (např. Slack)
• software helpdesku (např. LiveAgent)
• nástroj pro správu pracovních postupů (např. Asana)

Firmy zjišťují, že integrace softwaru call centra s dalšími nástroji usnadňuje správu hovorů.

Proč je důležité integrovat software call centra s dalšími nástroji?

Chcete-li lépe řídit svou komunikaci se zákazníky, použijte ke sledování interakcí zákazníků software CRM. Můžete také integrovat platformy e-mailového marketingu pro zasílání automatických e-mailů po hovoru nebo platformy sociálních médií pro sledování zpětné vazby od zákazníků.

Jak integrovat software call centra s dalšími nástroji?

Než investujete do jakéhokoli softwaru nebo nástroje, měli byste si ověřit, jaké integrace poskytuje.

Existuje řada různých nástrojů, které lze integrovat se softwarem call centra. Zde je několik běžných příkladů:

• CRM software
• e-mailové marketingové platformy
• sociální média platformy

Po výběru správných nástrojů call centra byste měli vypracovat plán implementace. Ten zahrnuje stanovení časového harmonogramu zavádění, vymezení odpovědných osob za jednotlivé úkoly atd.

Proč je důležité vytvořit plán implementace?

Vytvoření implementačního plánu pomáhá zajistit hladký průběh zavádění vašeho call centra.

Jak vytvořit plán implementace?

Implementační plán by měl obsahovat informace o tom, co se musí stát před zavedením, během něj a po něm. Je také velmi důležité vytyčit odpovědnosti podle jednotlivých oddělení, aby každý věděl, komu je odpovědný.

Které nástroje byste měli použít k vytvoření implementačního plánu?

• tabulkový software
• software pro řízení projektů

Jedná se o zásadní krok k zajištění efektivního chodu vašeho call centra. Je důležité, aby se noví zaměstnanci cítili v tomto procesu dobře a rozuměli svým povinnostem.

Proč je důležité správně zaškolit agenty?

Správné zaškolení agentů jim pomůže připravit se na novou práci. Zajistí, že budou schopni poskytovat co nejlepší služby zákazníkům. Správné školení zkrátí křivku učení vašeho call centra a zvýší jeho efektivitu.

Jak zvládnout proces onboardingu/zaškolení?

Obvykle zahrnuje kombinaci školení, orientace a mentoringu. Je důležité přizpůsobit proces tak, aby vyhovoval vašemu podnikání, zaměstnancům a cílům.

Dobře naplánovaný proces nástupu může být náročný. Níže uvádíme několik návrhů, které vám pomohou:

Definujte cíle, které chcete svým školicím programem splnit. Co doufáte, že se noví zaměstnanci na jeho konci naučí, a jak to zapadá do vaší širší obchodní strategie?

• Nastíněte, co by vaši noví zaměstnanci měli na konci školení znát a umět.
• Navrhněte časový plán procesu onboardingu, včetně termínů a kritických událostí.
• Před zahájením zavádění rozhodněte, jak budou jednotlivé kroky vypadat, aby nedocházelo k nedorozuměním.

Které nástroje byste měli použít k vytvoření procesu onboardingu?

• e-learningové platformy
• software pro onboarding
• software pro videokonference

Efektivní program školení agentů obvykle zahrnuje kombinaci školení ve třídě, e-learningu a školení na pracovišti.

Proč je důležité školit své agenty?

Zajišťuje, že vaši zákazníci obdrží kvalitní služby pokaždé, když zavolají. Kromě toho může pomoci snížit počet hovorů, které je třeba eskalovat vedení.

Jak zvládnout tréninkový program?

Správné školení by mělo zahrnovat:

• informace o vašich produktech a službách – vaši zástupci by měli vědět, co nabízíte
• znalosti zásad, postupů a osvědčených postupů pro zákaznický servis

Jaké nástroje byste měli používat pro školení svých agentů?

• e-learningové platformy
• nástroje pro videokonference
• návody

Musíte vytvořit pozitivní pracovní prostředí pro své pracovníky call centra.

Proč je důležité vytvářet pozitivní prostředí?

Je nezbytné pro udržení morálky zaměstnanců a zajištění toho, aby agenti poskytovali vynikající služby zákazníkům.

Jak vytvořit pozitivní prostředí?

• Umožněte dělat přestávky, když je to potřeba. Když je agent unavený nebo frustrovaný, nebude poskytovat vynikající služby zákazníkům a může dokonce ztratit nervy se zákazníkem.
• Stanovte jasná pravidla a očekávání. Díky tomu budou agenti vědět, co se od nich očekává.
• Nabízejte uznání a odměny za dobrou práci. Malé pozitivní posílení může být velmi užitečné.
• Neprovádějte mikromanagement svých agentů. Může to být pro zaměstnance zdrojem frustrace.

Jaké nástroje byste měli použít k vytvoření pozitivního prostředí?

• programy odměňování, jako je Nectar nebo Bonusly
• zvyšování platů a povyšování
• bonusy

V jakémkoli prostředí služeb zákazníkům se vždy vyskytnou zpoždění a nepředvídané problémy. Abyste minimalizovali dopad těchto problémů, je nezbytné vytvořit si v rozvrhu “časovou rezervu”.

Proč je nutné mít rezervní čas?

Potřebujete rezervní čas, abyste mohli řešit všechny vzniklé problémy, aniž by to narušilo celý váš plán.

Snižuje také stres zaměstnanců, zlepšuje služby zákazníkům a vede k menšímu počtu zmeškaných hovorů a naštvaných zákazníků.

Jak do call centra zabudovat vyrovnávací paměť?

Vyhraďte si každý den čas navíc na nepředvídané problémy a zpoždění. Pokud si tento čas naplánujete, můžete problémy snadno řešit. Můžete také nastavit průměrnou dobu hovoru.

Které nástroje byste měli použít k zabudování vyrovnávacího času?

• software pro plánování call centra
• systémy pro řízení času

Pomůže vám zajistit, aby bylo vaše call centrum nastaveno na úspěch. Tento kontrolní seznam může zahrnovat prvky, jako jsou typy softwaru a vybavení, které potřebujete, a druh školení, které budou vaši agenti potřebovat.

Proč je kontrolní seznam požadavků na call centrum důležitý?

Pomáhá vám udržet se na správné cestě. Kontrolní seznam požadavků vám poskytne vizuální znázornění faktorů, které musíte zahrnout, abyste vytvořili fungující call centrum.

Jak vytvořit kontrolní seznam požadavků na call centrum?

Zvažte zahrnutí následujících požadavků:

• software – typ potřebného softwaru a vybavení
• personální zajištění – typy školení, které budou agenti potřebovat
• obchodní činnost – veškeré další důležité informace o tom, jak bude vaše zařízení fungovat

Jaké nástroje byste měli použít k vytvoření kontrolního seznamu požadavků?

• dokumenty ve Wordu
• tabulkové procesory

Sledování výkonnosti agentů je zásadní pro zajištění toho, aby splňovali vaše očekávání.

Proč je sledování výkonnosti agentů důležité?

Když jsou vaši zaměstnanci sledováni, bývají méně roztěkaní a lépe hospodaří se svým časem.

Jak sledovat výkon agentů?

Lze to provádět prostřednictvím denních, týdenních nebo měsíčních kontrol. Můžete také zvážit použití softwaru, který vám pomůže sledovat produktivitu zaměstnanců.

Které nástroje byste měli používat ke sledování výkonnosti agentů?

• nástroje pro správu úkolů (Asana)
• software pro call centra (LiveAgent)

Je nezbytné pečovat o zařízení call centra , abyste měli jistotu, že dobře funguje. Dobrá péče o zařízení vám také zajistí, že budete mít přehled o případných problémech s jednotlivými položkami, abyste je mohli v případě potřeby opravit nebo vyměnit.

Why is taking care of call center equipment important?

Pravidelná údržba zařízení call centra může vést ke snížení nákladů prostřednictvím zvýšení efektivity a produktivity, navíc k odstranění stresu způsobeného nefunkčním zařízením.

Jak zvládnout péči o vybavení call centra?

Zařízení call centra byste měli pravidelně kontrolovat a čistit. Každý týden je normou. Udělejte to však podle svých individuálních potřeb.

Jaké nástroje vám mohou pomoci při péči o vybavení call centra?

• požadavky provozního kontrolního seznamu
• tabulkový procesor nebo jednoduchý textový dokument vám umožní snadno sledovat a aktualizovat vaše informace podle potřeby

Vyberte osobu, která bude projekt řídit na plný úvazek. Tato osoba bude zodpovědná za dohled nad každodenními činnostmi zaměstnanců a také za analýzu metrik call centra a stanovení cílů.

Proč je důležité mít manažera call centra?

Každé centrum služeb zákazníkům potřebuje , aby mohlo správně a efektivně fungovat. Manažer nejen motivuje, školí a řídí zaměstnance, ale je páteří call centra.

Jak vybrat manažera call centra?

Měli byste zvážit průzkum a pohovory uvnitř nebo vně společnosti.

Zvažte přijetí kandidáta, který již dříve pracoval na podobných projektech a má silné vůdčí a manažerské schopnosti.

Jaké nástroje byste měli použít při výběru manažera call centra?

• LinkedIn
• tabulku pro vytvoření databáze kandidátů

Vytvoření půdorysu telefonu umožňuje maximalizovat využití prostoru.

Proč je důležité vytvořit půdorys telefonního centra?

Dobře navržený půdorys pomáhá zajistit hladký chod call centra. Udržuje vybavení v dosahu vašich agentů. Tím se zvyšuje produktivita pracovníků.

Jak si poradit s vytvořením půdorysu telefonního centra?

Plán telefonního centra by měl obsahovat:

• umístění jednotlivých telefonních stanic
• rozvržení kancelářských prostor
• mapu budovy nebo areálu

Které nástroje byste měli použít k vytvoření plánu telefonního centra?

• Visio
• AutoCAD

Pokud se v těchto programech nevyznáte, můžete se poradit s odborníkem, který vám pomůže vytvořit plán, který bude pro vaši firmu nejvhodnější.

Pravidelné audity identifikují oblasti, které je třeba zlepšit. Díky nim se dozvíte, zda jsou nutné nějaké změny.

Proč je provádění pravidelných auditů důležité?

Pravidelně vyhodnocujte výkonnost svého call centra, abyste se ujistili, že splňuje potřeby vaší firmy a zákazníků. Umožní vám to udržet si zákazníky, snížit náklady, zvýšit produktivitu a zvýšit zisky.

Jak provádět pravidelný audit?

Výkonnost svého call centra byste měli auditovat alespoň jednou za čtvrtletí.

Analyzujte , produktivitu zaměstnanců, finanční údaje a možné příležitosti ke zlepšení.

Jaké nástroje použít k zefektivnění procesu auditu?

• Excel
• tabulky Google
• software pro call centra

Abychom zůstali konkurenceschopní na dnešním trhu, je nezbytné využívat technologie v jejich plném rozsahu. Použití správných nástrojů vám může pomoci zvýšit produktivitu a efektivitu a umožnit tak vašemu call centru růst podle potřeby.

Proč je důležité používat technologii?

Technologie jako CRM nebo mohou zvýšit výkon vaší společnosti tím, že zkrátí čekací doby pro zákazníky a zvýší dostupnost agentů v rušných obdobích.

Jak využít technologie ke zvýšení produktivity?

Měli byste se poradit s odborníkem, abyste zjistili, která řešení jsou pro vaše call centrum nejvhodnější. Mohou vám pomoci vybrat správné nástroje a nastavit je.

Jakou technologii byste měli použít ke zvýšení produktivity?

• CRM
• prediktivní vytáčení
• systémy IVR
• telefonní systémy
• software chatbotů
• Inteligentní směrování hovorů