Děkovné e-maily

zpráva. Report společnosti Retention Science zjistila, že nejvyšší míru otevření mají předměty obsahující 6 až 10 slov. Při zachování přiměřené délky se ujistěte, že předmět je spíše chytlavý a kreativní než prosté “Děkuji”.

“Vážený/á …”. Pokud je zpráva spíše neformální, oslovte příjemce křestním jménem. V opačném případě oslovujte příjemce “pane” nebo “paní”, za nimiž následuje jeho příjmení.

Přejděte rovnou k věci a řekněte, za co přesně jim děkujete. Ve zprávě by mělo jít především o ocenění zákazníka. Vyhněte se představování své firmy, pokud neposkytujete vzdělávací obsah, speciální nabídku nebo něco jiného cenného.

Snažte se, aby sdělení znělo co nejlidštěji. Zvažte oslovení skutečné osoby ve vaší společnosti namísto obecné a příliš časté adresy “Bez odpovědi“. Dalším způsobem, jak zprávu polidštit, je použití emotikonů, pokud je to vhodné.

Personalizované e-maily mají vyšší míru zapojení. Studie prokázaly, že e-maily s personalizovanými předměty mají o 26 % vyšší pravděpodobnost otevření než e-maily bez nich. Zprávu můžete personalizovat také tím, že uvedete konkrétnější informace o tom, za co děkujete.

V závislosti na cílové skupině je sice přijatelné psát mírně neformálně a s humorem, ale přesto je nutné zachovat celkově profesionální tón, tedy bez slangu a hovorových výrazů.

Předejděte jednostrannosti zprávy tím, že dáte zákazníkům možnost pokračovat v konverzaci a dáte jim najevo, že vaše podpora je vzdálena jen několik kliknutí:

“Pokud budete mít v budoucnu jakékoli dotazy týkající se používání našeho produktu/služby, neváhejte mě kontaktovat prostřednictvím chatu nebo e-mailu.”

Po dokončení hlavního sdělení může mít smysl uzavřít e-mail závěrečným řádkem, ve kterém zákazníkovi ještě jednou poděkujete: 

“Ještě jednou děkujeme za zpětnou vazbu/za podporu/za nákup/za to, že jste již léta věrným zákazníkem.”

Při volbě správné závěrečné věty bude míra formálnosti záviset na příjemci. Mezi nejběžnější závěrečné věty vhodné pro obchodní jednání mohou patřit: “S úctou …”, “Se srdečným pozdravem …”, “S pozdravem …”, “S úctou/ se srdečnými pozdravy …”, “S vděčností”, “Přeji krásný den/víkend …”.

Než stisknete tlačítko “Odeslat“, zkontrolujte celou zprávu, abyste se ujistili, že se čte hladce, že přesně vyjadřuje vaše uznání a vděčnost a že v ní nejsou překlepy nebo trapné gramatické chyby, které by mohly zkazit dojem.